Code éthique 19 septembre 2019

Mot du Président

La proximité

Aujourd’hui plus que jamais, l’éthique, l’intégrité et la lutte contre toutes les formes de discrimination sont devenus des enjeux majeurs et structurants pour toutes les entreprises. Les évolutions récentes du cadre réglementaire et normatif national et international ont contribué à faire de ces concepts clés des valeurs universelles que chaque entreprise se doit de promouvoir. Cette démarche vertueuse de responsabilisation du monde des affaires face aux grands enjeux de Société est de plus portée favorablement par une grande partie de l’opinion.

Dans ce contexte, notre Groupe entend une fois encore réaffirmer avec force, dans une démarche plus large, les valeurs qui ont toujours été les nôtres et qui nous structurent, à savoir le respect, la confiance et l’exemplarité. Il est en effet capital que l’ensemble des activités que nous menons, dans un espace globalisé, soient menées avec la plus grande intégrité et dans la plus grande transparence par tous nos collaborateurs.

Ce Code de conduite a pour but de détailler les piliers qui contribueront à notre réussite en tant qu’entreprise socialement responsable :

  • Une tolérance zéro, notamment par la lutte contre toutes les formes de corruption, les fraudes et les pratiques anticoncurrentielles.
  • La recherche constante du plus haut niveau de sécurité et de sûreté dans la conduite de toutes nos activités, pour nos collaborateurs comme pour les tiers.
  • Des engagements forts en matière de protection de l’environnement.
  • La lutte contre toutes les formes de discrimination, dans le respect des standards internationaux.

Cette démarche est ambitieuse mais je suis convaincu qu’elle saura renforcer la réputation du Groupe TRANSALLIANCE, et qu’ensemble nous pourrons créer les conditions d’une croissance durable et responsable.

A travers ce Code de Conduite, le Comité de Direction et moi-même énonçons des principes de conduite professionnelle qui doivent, partout et en toutes circonstances, inspirer nos comportements ainsi que ceux de nos partenaires. Nous attendons donc de chacun un strict respect des valeurs édictées par ce Code, afin que tous ensemble, nous puissions contribuer au rayonnement de notre Groupe en matière d’éthique et d’intégrité.

Alexandre Michel
Président Directeur Général

UN CODE ETHIQUE

Nous considérons que la corruption dans les transactions commerciales, la discrimination ou les atteintes aux Droits les plus fondamentaux affectent la bonne gestion de notre Groupe, nos relations avec les fournisseurs et les clients, et engendre de grandes distorsions de concurrence sur le marché. Aussi, afin de concilier les préoccupations morales et éthiques avec un développement économique durable et respectueux du marché, notre Groupe entend mettre en place une politique exigeante en matière de lutte contre la corruption, applicable à l’ensemble des collaborateurs, quelle que soit leur position hiérarchique

Dans le respect des valeurs qui sont les nôtres, nous avons élaboré un code éthique, lequel a vocation à établir les règles comportementales attendues de l’ensemble de nos collaborateurs, dans le cadre d’une conduite responsable de nos affaires sur tous les marchés où nous opérons et dans toutes nos activités.

Il s’agit d’un document de référence commun présentant nos principaux engagements dans la conduite de nos affaires, et comme un guide définissant le comportement attendu de nos collaborateurs face à l’ensemble de nos partenaires commerciaux, tiers, fournisseurs, ou encore vis-à-vis de l’administration.

NOS PRINCIPES

DES CONDITIONS DE TRAVAIL OPTIMALES

En tant qu’entreprise familiale, nous sommes particulièrement sensibles et attentifs aux conditions de travail de l’ensemble de nos collaborateurs.
Nous mettons un point d’honneur à garantir un traitement équitable de chaque collaborateur du Groupe et à garantir son intégrité physique ainsi que le respect de l’ensemble de ses Droits Fondamentaux. En parallèle, nous attendons de façon réciproque une loyauté totale du collaborateur envers ses collègues, sa hiérarchie ou ses subordonnés.

C’est pourquoi, notre service ressources humaines s’est engagé dans une démarche fondée sur les principes d’actions suivants, lesquels sont largement inspirés des standards internationaux, et notamment les principes 3 à 6 du Global Compact :

  • Tous les collaborateurs, peu importe leur niveau hiérarchique, doivent s’abstenir de tout acte de dénigrement envers un collègue ou un subordonné.
  • chaque collaborateur du Groupe devra au quotidien contribuer au respect des engagements pris dans le présent Code Ethique et veiller à ses propres conditions de sécurité ainsi qu’à celles de ses collègues.
  • Le personnel encadrant doit traiter chaque membre de ses équipes de manière équitable, et ce, dans le respect des principes énoncés par le présent Code éthique.
  • Le Groupe met un point d’honneur à lutter contre toutes les formes de discrimination, et tient à offrir une chance égale à chacun de nos collaborateurs.
  • Favoriser l’épanouissement de nos salariés par la prise en compte de leurs souhaits d’évolution de carrière, en leur offrant notamment l’opportunité de se former.
  • Favoriser de bonnes conditions de travail sur sites de nos opérationnels, en bannissant totalement les risques de travail forcé, dissimulé ou non déclaré.
  • Entretenir et garantir le dialogue social dans l’entreprise, notamment par le respect des instances de représentation du personnel et de la liberté d’association.
  • Insister auprès de nos fournisseurs, sous-traitants, partenaires commerciaux, sur le strict respect des standards internationaux en matière de droit du travail.


UNE CONCURRENCE SAINE

En tant qu’acteur d’importance dans nos différents domaines d’activités, nous nous engageons à adopter un comportement éthique en déclinant toutes les offres d’ententes illicites, et de manière générale toutes les pratiques concertées. Les partenaires commerciaux doivent être traités, sans exception, avec équité dans tous les pays où notre Groupe se déploie.

Afin de lutter contre ces pratiques concertées, il est demandé à tous les collaborateurs de :

  • Ne pas échanger des informations sensibles, qu’elles soient commerciales ou non, stratégiques ou non, avec des concurrents ou des tiers intéressés. Cela peut concerner par exemple nos grilles tarifaires, le nom de nos clients, les projets de développement ou au contraire de réduction des capacités.
  • En cas de délimitation du marché, faire appel à la direction juridique pour évaluer les risques et notre position sur le marché, afin d’éviter toute infraction.
  • Ne pas boycotter un client ou un fournisseur, de manière concertée, afin de fausser le jeu de la concurrence et d’en tirer un bénéfice.


UNE IMAGE FORTE ET PROTEGEE

En tant qu’acteur historique important, nous disposons d’une image de marque que nous devons en toutes circonstances protéger.

Afin de renforcer notre notoriété, et la qualité de notre image, le Groupe a souhaité mettre en place les mesures suivantes :

  • Chaque collaborateur se doit de connaître les valeurs qui nous structurent, et les principes qui y sont attachés, à savoir le respect, la confiance, l’exemplarité, et bien sûr la qualité du service client et des prestations fournies.
  • Chaque collaborateur est le gardien des actifs du Groupe, qui reflètent à eux seuls la bonne santé de notre entreprise. Il est du devoir de chaque collaborateur de prendre soin du matériel fourni et de contribuer à la préservation des immeubles. Les actifs incorporels, à savoir nos informations essentielles, nos licences, nos innovations, ne doivent sous aucun prétexte être divulgués à des tiers.
  • Chaque collaborateur se voit soumis à un devoir de réserve, de sorte qu’il ne doit, pendant toute la durée de ses fonctions et même après son départ, véhiculer des informations qui nuiraient à l’image de marque de notre entreprise. Enfin, la communication d’information professionnelle est du ressort de la Direction de la communication, seule investie du pouvoir de partager la vie de notre entreprise dans les médias et réseaux sociaux.


CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

La gestion de l’information et des données collectées par notre entreprise est un sujet d’attention permanente, qui nécessite un comportement responsable de la part de chacun des collaborateurs du Groupe. Afin de nous conformer à nos obligations légales mais aussi pour protéger nos informations, nous avons décidé de mettre en place les mesures suivantes :

  • Chaque collaborateur détenant une information est responsable de sa protection et de sa diffusion, en interne mais aussi à l’extérieur. D’une manière générale, nos collaborateurs sont invités à divulguer le moins d’informations possibles et à faire preuve de la plus grande discrétion tant dans leur environnement de travail que dans leur sphère privée. Il est vivement recommandé de ne pas laisser sans surveillance des dossiers ou documents appartenant à l’entreprise.
  • L’acquisition d’informations doit se faire dans le respect du cadre légal. L’information peut être obtenue par des moyens légaux : outils de veille, la prise de notes, les plaquettes, les sites internet… Nous interdisons donc fermement à nos collaborateurs l’acquisition frauduleuse de données, par des moyens tels que le vol ou le piratage.
  • Toute information qui n’est pas publique doit être protégée. C’est d’autant plus vrai lorsque notre entreprise agit comme collecteur ou détenteur de données personnelles, appartenant à des collaborateurs ou à des tiers.
  • Nous nous engageons dans une démarche d’amélioration continue de nos systèmes informatiques afin d’éviter toutes les conséquences désastreuses d’une cyber-attaque ou d’une intrusion. A cet effet, nous cherchons de manière constante à améliorer la protection des informations sensibles. Nous demandons la même attention de la part de l’ensemble de nos partenaires commerciaux.


NEUTRALITÉ POLITIQUE ET PARRAINAGE

Notre Groupe a décidé de s’inscrire dans une neutralité politique totale, aussi toutes les contributions politiques versées par une entité du Groupe ou en son nom sont interdites. Si une telle demande vous est adressée, vous devez en référer immédiatement au responsable Conformité, lequel ne vous délivrera jamais d’autorisation pour effectuer un tel paiement. De manière similaire, tous les avantages en nature offerts à des personnalités politiques ou à des partis sont interdits.

A l’identique, le Groupe n’est engagé dans aucune action de lobbying, c’est-à-dire toutes les actions destinées à influencer d’une manière ou d’une autre la production législative ou les décisions d’un gouvernement ou d’une institution en faveur d’une cause intéressant notre activité.

D’un autre côté, notre Groupe entend promouvoir son image de marque en soutenant un certain nombre de manifestations, notamment dans le domaine sportif. Les parrainages occupent donc une place importante dans la communication du Groupe, c’est pourquoi ces activités doivent être approuvées par la Direction centrale. Chaque collaborateur confronté à une telle demande devra en référer à sa hiérarchie, qui sera chargée de transmettre la demande au service Communication.



PREVENTION DES CONFLITS D'INTÉRÊTS

Un conflit d’intérêts naît chaque fois qu’un collaborateur est confronté à un intérêt privé ou personnel à-même de l’influencer dans l’exercice de ses fonctions et le poussant à agir contre les intérêts du Groupe.

Cet intérêt personnel ou privé doit être compris au sens large, et il englobe tant les intérêts directs du collaborateur que ceux de sa famille ou de ses proches.

  • D’une manière générale, nous cherchons au maximum à éviter toute situation présentant un risque de conflits d’intérêts.

A cet effet :

  • Tous les collaborateurs sont tenus à un devoir de loyauté à l’égard du Groupe. Ainsi, et dans la mesure du possible, chaque collaborateur est invité à limiter au maximum toutes les activités externes qui pourraient le placer de façon directe ou indirecte dans une situation de conflits d’intérêts avec le Groupe. il est interdit, sans l’accord du Groupe, de travailler, directement ou indirectement, pour le compte d’un concurrent existant ou potentiel.
  • Avant toute décision relevant de sa fonction au sein du Groupe, le collaborateur doit se poser la question de savoir si sa position dans la hiérarchie, la nature de son travail ou les tiers potentiellement impliqués, sont des éléments de nature à créer un conflit d’intérêts, ou au moins, un doute dans l’esprit du public quant à l’existence d’un tel conflit d’intérêts.
  • Dans tous les cas où le contexte entourant la prise de décision peut soulever pour le collaborateur un doute quant à l’impartialité ou l’intégrité, alors celui-ci doit, en toute transparence, en informer la direction juridique, qui sera seule juge de la conduite à tenir. Pendant toute la durée de cette enquête, le collaborateur s’abstient d’entretenir des contacts avec le tiers concerné, tant qu’une solution n’aura pas été trouvée.
  • Une transaction entre le Groupe et une autre entreprise dans laquelle un ou plusieurs collaborateurs auraient des intérêts privés ou professionnels, directs ou indirects, doit faire l’objet d’une autorisation préalable du service juridique, lequel en référera à la direction. Une attention toute particulière sera portée aux transactions impliquant d’anciens collaborateurs du Groupe, afin d’éviter notamment tout risque de favoritisme.
  • Il est interdit à tous les collaborateurs d’utiliser leur fonction au sein de l’entreprise pour obtenir des informations privilégiées sur le Groupe, dans le but d’en tirer profit personnellement ou d’en faire profiter un tiers.
  • Chaque collaborateur est invité à recourir au dispositif d’alerte professionnel présenté dans le Code dès lors qu’ils mettent le doigt sur ce type d’agissements. N’oubliez pas que le service juridique est là pour vous accompagner tout au long de vos démarches, et ce, de manière confidentielle. Le fait de dissimuler ce genre de pratiques volontairement, ou par omission, pourra donner lieu à des sanctions disciplinaires.


REFUS DE TOUTE FORME DE FRAUDE

La fraude peut être définie comme un comportement visant à tromper délibérément autrui dans le but d’obtenir un profit illégitime ou d’échapper à une obligation légale. La fraude se caractérise donc par un élément intentionnel et par une volonté de dissimuler l’agissement non autorisé. Sans distinction, la fraude peut être caractérisée soit par une action, soit par une omission volontaire.

A titre d’exemple, sont des cas typiques de fraude le détournement de produits, matériels ou d’informations confidentielles, la falsification des données financières de l’entreprise pour dissimuler des chiffres ou au contraire présenter des comptes plus avantageux, produire de fausses notes de frais, ou encore tricher dans les déclarations obligatoires auprès des autorités administratives. Cette liste n’est pas exhaustive et de nombreux autres cas peuvent être cités comme exemple.

Notre Groupe, fidèle à ses principes de transparence et d’intégrité, ne tolèrera jamais une fraude, quelle qu’en soit la justification.
A cet effet, nous nous engageons à faire respecter les principes suivants :

  • En aucun cas les techniques de contournement frauduleuse de la loi ne seront tolérées ni valorisées au sein de l’entreprise. Le support du service juridique peut vous aider à déterminer quel comportement adopter face à une situation délicate.
  • Nous veillons à produire des informations comptables et fiscales fiables et sincères, tout en maintenant une traçabilité de l’ensemble de nos opérations.
  • Le Groupe veille à ne pas participer, de manière directe ou indirecte, à des opérations susceptibles de revêtir la qualification de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si un tel cas devait se présenter, nous coopérerions de manière totalement transparente avec les autorités compétentes.
  • Chaque collaborateur est invité à contribuer activement aux contrôles et audits internes, en toute honnêteté, afin d’identifier et de corriger les failles éventuelles de notre politique Conformité.
  • Des contrôles réguliers de nos processus, afin de sécuriser l’ensemble de transactions et de faire connaître les règles applicables dans l’entreprise.


LUTTE CONTRE LA CORRUPTION

La corruption peut être définie comme un agissement par lequel une personne, investie d’une fonction déterminée, publique ou privée, sollicite ou accepte un don, une offre ou une promesse en vue d’accomplir, retarder ou omettre d’accomplir un acte entrant, d’une façon directe ou indirecte, dans le cadre de ses fonctions. La corruption, parce qu’elle vicie l’ensemble de nos relations avec les fournisseurs, les clients ou encore l’administration, ne doit pas être tolérée au sein du Groupe.

A cet effet, nous avons souhaité mettre en place au niveau du Groupe :

  • (i) Une surveillance accrue de la part des instances dirigeantes sur l’ensemble des transactions commerciales avec nos clients, sur le choix de nos sous-traitants et de manière général, tout tiers avec lequel nous serions amenés à traiter ;
  • (ii) Une implication des ressources humaines dès le recrutement d’un nouveau collaborateur (communication large au sujet des Guides et du Code Ethique, investigations lors de la phase de recrutement…), puis, de manière plus générale, tout au long de la carrière du collaborateur au sein de notre Groupe (formations régulières et adaptées, surveillance et sanctions des comportements douteux, propagation des valeurs de l’entreprise…) ;
  • (iii) Des audits internes des différentes entités afin d’analyser l’ensemble des contrats en cours, les usages et l’assimilation des règles attendues ;
  • (iv) Un devoir de vigilance accru vis-à-vis de nos principaux fournisseurs, sous-traitants et clients sous la forme de « due diligence » notamment, afin de choisir de manière avisée nos partenaires commerciaux ;
  • (v) La promotion des initiatives collectives afin de mettre en place des procédures adaptées aux contraintes de terrain ;
  • (vi) Une communication régulière à tous les collaborateurs des progrès faits en matière de conformité, et une information du grand public sur nos succès majeurs ;

Chaque collaborateur est invité à une grande transparence vis-à-vis de sa hiérarchie mais également vis-à-vis de ses partenaires commerciaux, afin d’éviter tout comportement ou fait pouvant être qualifié de corruption active ou passive, de complicité de trafic d’influence ou de favoritisme. Ces problématiques et les procédures à suivre seront largement abordées dans des Guides spécifiques.



ENVIRONNEMENT, SECURITE ET RESPONSABILITE SOCIETALE

Notre Groupe s’engage dans une politique de développement durable et responsable, par le biais d’une politique RSE ambitieuse, qui lui a déjà permis d’acquérir les certifications suivantes :




Au quotidien, le Groupe s’applique à :

  • Garantir un cadre de travail sûr et sain à tous les collaborateurs et tiers, sur l’ensemble de nos sites et installations, tout en maintenant un niveau de qualité élevé de nos prestations.
  • Maîtriser les rejets environnementaux et limiter au maximum les pollutions relatives à notre activité. Dans cet esprit, le Groupe participe activement à la promotion des nouvelles technologies en faveur de l’environnement.
  • Veiller au strict respect par tous les collaborateurs des exigences clients, de la réglementation et des normes élémentaires de QHSE Sécurité et RSE. Il est demandé à tous les collaborateurs de remonter toutes les non-conformités, accidents, presqu’accidents et situations dangereuses auxquels ils sont confrontés dans l’exercice de leurs fonctions.
  • D’une manière générale, mettre en œuvre des solutions, produits et services intégrant les dernières exigences en matière de santé, sécurité et environnement.


NOS RELATIONS AVEC LES TIERS

Clients :
Dans nos relations avec nos clients, nous cherchons sans cesse à proposer la plus grande qualité de services et de produits. Cela passe par une remise en cause permanente de nos processus grâce à des contrôles et par l’amélioration constante de nos technologies ou procédés.

En tant qu’entreprise responsable, nous refusons systématiquement toute relation commerciale qui nous pousserait à enfreindre de manière directe ou indirecte les engagements que nous avons pris, décrits tout au long de ce Code éthique.

L’Administration : Dans la conduite de nos activités, nous pouvons à un moment ou à un autre nous retrouver confrontés à l’administration d’un Etat.

A cet effet, nous interdisons à tous nos collaborateurs d’accorder directement ou indirectement, à quelque agent public que ce soit, un avantage ou une faveur indu, afin qu’il nous favorise par ses actions ou son comportement.

De même, nous agissons dans le respect de la réglementation dans chacun des pays dans lesquels nous sommes amenés à mener nos activités, en y prenant toutes les mesures nécessaires pour garantir une stricte application des Droits de l’Homme ou en réduisant au maximum notre impact environnemental.

La transparence est une condition même du succès de ces principes, et nous nous efforçons donc de mener nos activités en coopération avec l’administration des différents Etats, en offrant par exemple notre aide lors des enquêtes ou en fournissant des informations loyales quant à notre situation financière.

  • Fournisseurs et sous-traitants

Nos engagements issus du présent Code éthique en matière d’intégrité impliquent qu’une attention toute particulière soit portée à nos fournisseurs et sous-traitants. Nous attendons d’eux qu’ils respectent des standards au moins équivalents à ceux que nous respectons aujourd’hui.

Nous demandons à nos sous-traitants et fournisseurs de se montrer particulièrement attentifs quant à leurs normes et procédures en matière de respect des Droits de l’Homme, notamment concernant les conditions de travail de leurs salariés.

Nous nous attachons à ne pas entrer en relation d’affaires avec un fournisseur, distributeur ou sous-traitant qui aurait été condamné, au niveau de l’entreprise ou de ses dirigeants, pour des faits de corruption, de non-respect des Droits de l’Homme, de blanchiment de capitaux, etc.

Enfin, il est demandé à nos sous-traitants ou fournisseurs qu’ils s’assurent que leurs propres sous-traitants respectent des principes équivalents aux nôtres, afin que jamais nous ne puissions être accusés de manière indirecte de tolérer des actes contraires à notre politique. A cet effet, ils acceptent d’être audités afin que nous puissions vérifier la conformité de leurs procédures à notre Code éthique.

La gestion de l’éthique au niveau du Groupe

Dans la conduite de vos activités quotidiennes, nous vous invitons nos collaborateurs à faire preuve de discernement et de bon sens en vous posant par exemple les questions suivantes :

  • Mon action est-elle légale ?
  • Quel est l’impact de cette action sur les parties prenantes ?
  • Ai-je pris une décision en totale transparence, et sans intérêt personnel ?
  • Quel serait l’effet médiatique de ma décision si elle était reportée dans un article de presse ?

Afin de veiller à la bonne application du Code Ethique au sein du Groupe, nos collaborateurs sont invités, en cas de doute, à adresser directement à leur responsable hiérarchique direct.

Ils peuvent également adresser un mail à l’adresse suivante : compliance@transalliance.eu

Par ailleurs, et conformément à nos obligations légales, le Groupe a mis en place un dispositif d’alerte professionnelle, afin de permettre à chaque collaborateur de remonter, en totale confidentialité, des comportements douteux ou des actions répréhensibles en matière d’éthique et d’intégrité.

Ce dispositif n’est là que pour renforcer la démarche Ethique de notre Groupe, et vise à donner à chaque collaborateur un moyen d’échanger, sans menace de répression, avec des personnes formées expressément pour gérer ce type de situation. A terme, nous voulons que chaque collaborateur soit un acteur de la prévention des risques au sein de l’entreprise.

Le dispositif d’alerte garantit la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des démarches engagées. L’utilisation du droit d’alerte doit se faire dans le respect de la loi et des règles applicables dans le pays où le collaborateur réside ou exerce ses activités.

Outre la possibilité d’y obtenir des informations et conseils, ce dispositif d’alerte permet de signaler, de manière limitative, les potentielles situations d’infractions financières, comptables, bancaires, les pratiques anticoncurrentielles, les cas de discrimination et harcèlement au travail, ainsi que toutes les problématiques liées à la santé, l’hygiène, la sécurité au travail et la protection de l’environnement. Ce dispositif doit aussi permettre le signalement immédiat de tous les cas de corruption.